Blog · Urniki zaposlenih
Kako organizirati urnik zaposlenih v salonu
Ko v salonu dela več ljudi, urnik ni samo podatek o tem, kdo dela od osmih do štirih. Vsak zaposleni ima lahko svoje delovne dni, odmore in storitve, ki jih izvaja. Vse to vpliva na termine, ki jih lahko stranka dejansko rezervira.
Dobro organiziran urnik zaposlenih zato poveže delovni čas, storitve in rezervacije. Tako stranka vidi termine, ki so res na voljo, ekipa pa porabi manj časa za ročno usklajevanje in popravljanje rezervacij.
Zakaj skupen urnik hitro postane premalo
Pri eni osebi je organizacija preprosta. Ko v salonu delata dve, tri ali več izvajalk, pa se pojavijo razlike: nekdo dela samo določene dni, nekdo začne kasneje, nekdo ima vmes odmor, vsi pa morda niti ne izvajajo istih storitev.
Če spletno naročanje teh razlik ne upošteva, lahko pokaže termin pri napačni osebi ali ob času, ko izvajalka dejansko ni na voljo.
Zato urnik zaposlenih ne sme biti ločen od rezervacij. Biti mora del istega sistema.
Vsak zaposleni naj ima svoj delovni čas
Ni nujno, da celotna ekipa dela po istem urniku.
Ena izvajalka lahko dela od ponedeljka do petka, druga samo določene dni, tretja pa ima drugačen delovni čas glede na dan v tednu.
Namesto enega skupnega urnika zato potrebuješ možnost, da za vsakega zaposlenega posebej določiš:
- delovne dni
- začetek in konec delovnega časa
- odmore
- dneve oziroma obdobja, ko ni na voljo
Ko stranka išče termin, mora sistem preveriti urnik osebe, pri kateri želi rezervirati storitev.
Poveži zaposlene s storitvami, ki jih dejansko izvajajo
Delovni čas je samo polovica zgodbe.
V kozmetičnem salonu lahko ena izvajalka dela nego obraza, druga trepalnice, tretja pa depilacijo. V nohtnem studiu lahko nova sodelavka za zdaj izvaja samo del ponudbe.
Če rezervacijski sistem pozna samo urnik, ne pa tudi storitev posamezne osebe, lahko stranki ponudi napačno kombinacijo.
Zato naj bo pri vsakem zaposlenem jasno določeno, katere storitve izvaja. Ko stranka izbere storitev, se ji nato prikažejo samo ustrezni izvajalci.
Pri prostih terminih upoštevaj tudi trajanje storitve
Prazen prostor v koledarju še ni nujno prost termin.
Če ima izvajalka med 13.00 in 14.00 eno uro časa, stranka v ta prostor ne more rezervirati storitve, ki traja 90 minut.
Zato mora razpoložljivost povezovati vsaj tri stvari: urnik zaposlenega, izbrano storitev in njeno trajanje.
Šele ko se vse ujema, lahko sistem termin ponudi stranki. To je pomembno predvsem v salonih, kjer se dolžine storitev močno razlikujejo.
Odmori niso isto kot prost termin
Odmor za kosilo, priprava prostora ali drug premor v delovnem dnevu ne sme postati termin, ki ga lahko rezervira stranka.
Če ima zaposleni odmor od 12.00 do 12.30, mora spletno naročanje ta čas obravnavati kot nedosegljiv.
Enako velja za druge bloke v urniku, ko oseba sicer dela tisti dan, vendar v določenem času ne sprejema strank.
Tako ni treba po vsaki spletni rezervaciji preverjati, ali je termin slučajno padel čez odmor.
Spletne in ročne rezervacije morajo uporabljati isti urnik
Vsi termini ne pridejo prek spletne strani.
Nekdo pokliče. Redna stranka napiše sporočilo. Nekdo se za naslednji obisk dogovori že v salonu.
Takšno rezervacijo moraš lahko dodati ročno, vendar mora postati del istega urnika kot spletne rezervacije. Ko termin vneseš v sistem, ta čas ne sme biti več ponujen naslednji stranki prek spleta.
Tako nimaš enega urnika za spletne rezervacije in drugega za vse ostalo.
Spremembe urnika morajo biti enostavne
Urnik ekipe ni vedno enak 52 tednov na leto.
Pridejo dopusti, odsotnosti, spremembe delovnega časa in dnevi, ko nekdo dela drugače kot običajno.
Zato je pomembno, da lahko razpoložljivost prilagodiš brez spreminjanja celotnega načina naročanja.
Osnovni urnik predstavlja običajen delovni teden, spremembe pa poskrbijo za situacije, ko ta teden ni običajen.
Lastnik potrebuje pregled nad celotno ekipo
Posameznega zaposlenega zanima predvsem njegov urnik. Lastnik ali vodja salona pa mora videti širšo sliko.
Kdo danes dela? Kdo ima naslednjo stranko? Kje je še prost termin? Pri kom je rezervirana določena storitev?
Ko so rezervacije celotne ekipe zbrane na enem mestu, ni treba sestavljati slike iz več osebnih koledarjev in sporočil.
Vsak član ekipe ima svoj urnik, salon pa ohrani skupen pregled.
Dober urnik zmanjša ročno usklajevanje rezervacij
Cilj ni ustvariti popolnega koledarja, ki ga moraš nato ves čas vzdrževati.
Cilj je, da pravila nastaviš enkrat, sistem pa jih uporablja pri vsaki novi rezervaciji.
Ko stranka izbere storitev, mora rezervacijski sistem sam preveriti:
- kdo storitev izvaja
- kdo tisti dan dela
- njegov delovni čas
- odmore
- trajanje storitve
- že obstoječe rezervacije
Stranka nato vidi samo termine, ki ustrezajo tem pogojem. To je razlika med koledarjem, kamor samo zapisuješ termine, in sistemom, ki dejansko upravlja razpoložljivost.
Kako izgleda dobro organiziran urnik zaposlenih?
Ni treba, da je zapleten. Pomembno je, da odraža dejanski način dela ekipe.
Dobra postavitev vključuje:
- ločen urnik za vsakega zaposlenega
- storitve določene po izvajalcih
- pravilna trajanja storitev
- odmore in nedosegljive termine
- spletne in ročne rezervacije na istem mestu
- skupen pregled rezervacij ekipe
Ko so te stvari povezane, se sprememba urnika odrazi tudi pri tem, kar lahko stranka rezervira.
Tofu's Booking
Urniki zaposlenih, povezani s spletnim naročanjem
V Tofu's Booking ima vsak član ekipe svoj urnik, delovne dni, ure in odmore. Določiš mu tudi storitve, ki jih izvaja, sistem pa te podatke upošteva pri prikazu prostih terminov. Stranke rezervirajo glede na dejansko razpoložljivost, spletne in ročne rezervacije pa ostanejo zbrane na enem mestu.
Naslednji korak
Želiš urediti urnike ekipe brez ročnega usklajevanja vsakega termina?
Povej nam, koliko vas dela, katere storitve izvajate in kako trenutno vodite urnike. Skupaj preverimo, kako lahko Tofu's Booking poveže urnike zaposlenih s spletnim naročanjem.