Blog · Aplikacija za naročanje na termine
Kako izbrati aplikacijo za naročanje na termine v salonu
Aplikacija za naročanje na termine mora narediti več kot samo pokazati prost koledar. Dober program za naročanje strank upošteva trajanje storitev, urnike zaposlenih, odmore, opomnike in pravila salona. Preden izbereš sistem, preveri, kako se obnese pri vsakodnevnem delu - ne samo kako izgleda na predstavitveni strani.
Aplikacija za naročanje na termine ni samo spletni koledar
Na prvi pogled je veliko programov za rezervacije podobnih. Stranka izbere storitev, datum in uro, rezervacija pa se pojavi v koledarju.
Razlike se pokažejo šele pri dejanski uporabi.
Kaj se zgodi, če ima ena storitev 30 minut, druga 90? Kaj če dve zaposleni delata ob različnih urah? Kaj če nekdo potrebuje odmor med termini? Kaj se zgodi, ko stranka prestavi rezervacijo ali ne prejme opomnika?
Dober rezervacijski sistem mora te situacije obravnavati sam, sicer salon samo zamenja telefonsko naročanje za novo vrsto ročnega preverjanja.
Preveri, kako aplikacija izračuna proste termine
Pri spletnem naročanju terminov ni dovolj, da sistem poišče prazno mesto v koledarju.
Pri izračunu razpoložljivosti mora upoštevati stvari, kot so:
- trajanje izbrane storitve
- urnik zaposlenega
- odmori in nedelovni čas
- storitve, ki jih posamezni zaposleni izvajajo
- že obstoječe rezervacije
- pravila naročanja salona
Če teh pravil ne upošteva pravilno, bo strankam prikazoval termine, ki v praksi niso izvedljivi. To je ena najpomembnejših razlik med navadnim spletnim koledarjem in dejanskim programom za naročanje strank.
Program za naročanje strank mora podpirati tvoj način dela
Vsak salon dela nekoliko drugače. Samostojna izvajalka potrebuje drugačne nastavitve kot salon s štirimi zaposlenimi. Nekdo ponuja deset storitev, drugi studio jih ima več deset. Nekateri potrebujejo odmore med termini, drugi različne urnike za vsakega člana ekipe.
Pred izbiro preveri:
- ali ima lahko vsak zaposleni svoj urnik
- ali lahko različnim storitvam nastaviš različno trajanje
- ali lahko določiš, kateri zaposleni izvajajo posamezne storitve
- ali lahko dodaš ročne rezervacije
- ali lahko stranke same prestavijo ali odpovejo termin
- ali lahko določiš pravila glede tega, kako zgodaj se lahko naročijo
Aplikacija se mora prilagoditi načinu dela salona, ne obratno.
Preveri SMS in e-poštne opomnike
Eden glavnih razlogov za uporabo aplikacije za naročanje na termine je manj ročnega dela pred rezervacijo in po njej.
Zato preveri, kako sistem obravnava:
- potrditev rezervacije
- SMS opomnike
- e-poštne opomnike
- prestavitev termina
- odpoved rezervacije
Ni dovolj, da sistem samo napiše, da je bilo sporočilo poslano. Koristno je vedeti, ali je bilo dostavljeno, ali še čaka na odgovor ponudnika ali pa pošiljanje ni uspelo. Pri Tofu's Booking je stanje SMS in e-poštnih obvestil vidno neposredno pri rezervaciji.
Spletno naročanje in ročne rezervacije morajo biti skupaj
Tudi če večina strank uporablja online naročanje, bodo nekatere še vedno poklicale, poslale sporočilo ali rezervirale naslednji termin osebno.
Zato dober program za rezervacije ne sme ustvariti dveh ločenih svetov. Spletne in ročne rezervacije morajo biti v istem pregledu, da vedno vidiš dejansko stanje urnika. Stranka lahko rezervira sama, salon pa še vedno ohrani popoln nadzor nad koledarjem.
Če imaš ekipo, preveri urnike in storitve zaposlenih
Ko salon raste, postane upravljanje zaposlenih eden najpomembnejših delov rezervacijskega sistema.
Vsak član ekipe ima lahko:
- svoje delovne dni
- svoj delovni čas
- svoje odmore
- svoj nabor storitev
- svojo razpoložljivost
Če program vse zaposlene obravnava kot en skupen urnik, bo prej ali slej povzročal napačne rezervacije ali dodatno ročno delo. Pri izbiri zato ne preverjaj samo, ali sistem podpira zaposlene. Preveri, kaj lahko dejansko nastaviš za vsakega zaposlenega posebej.
Preveri, kaj vidiš o stranki in njenih preteklih rezervacijah
Dober program za naročanje terminov ni uporaben samo za prihodnje rezervacije.
Koristno je, da lahko pri stranki hitro preveriš:
- pretekle rezervacije
- izbrane storitve
- datume obiskov
- izvajalce
- status preteklih terminov
- shranjene opombe
To je posebej uporabno pri salonih, kjer se iste stranke redno vračajo. Namesto iskanja po starih sporočilih imaš zgodovino rezervacij zbrano na enem mestu.
Cena naj bo jasna tudi pri SMS sporočilih
Pri primerjavi cen preveri, kaj je dejansko vključeno. Nekateri sistemi oglašujejo nizko mesečno naročnino, dodatne funkcije ali sporočila pa se zaračunajo posebej. Drugi vključujejo SMS sporočila v dražje pakete.
Pomembno je, da lahko približno oceniš dejanski mesečni strošek glede na število rezervacij in sporočil. Tofu's Booking SMS sporočila obravnava ločeno kot strošek uporabe, zato je njihova poraba vidna in ni skrita v navidezno neomejeni naročnini.
Podpora je del aplikacije, ne dodatek
Rezervacijski sistem je neposredno povezan z delovnim dnevom salona. Če nekaj ne deluje, ne želiš čakati več dni na generičen odgovor podpore.
Pred izbiro preveri:
- kako lahko kontaktiraš podporo
- ali dobiš konkreten odgovor
- ali ti pomagajo pri nastavitvah
- ali se težave dejansko rešujejo
Pri manjših salonih je pogosto pomembnejša dobra in odzivna podpora kot še ena funkcija, ki je nikoli ne uporabljaš.
Kratek povzetek
Kaj mora imeti dobra aplikacija za naročanje na termine?
- spletno naročanje 24/7
- različna trajanja storitev
- urnike in odmore zaposlenih
- storitve po zaposlenih
- SMS in e-poštne opomnike
- pregled stanja poslanih obvestil
- ročne in spletne rezervacije v istem koledarju
- prestavljanje in odpoved rezervacij
- zgodovino strank
- jasen pregled stroškov
- dostopno podporo
Najboljši sistem ni tisti z najdaljšim seznamom funkcij. Je tisti, ki pravilno podpira način, kako tvoj salon dejansko dela.
Naslednji korak
Želiš preveriti Tofu's Booking?
Če iščeš aplikacijo za naročanje na termine za salon, lahko pogledaš, kako Tofu's Booking ureja spletne rezervacije, urnike zaposlenih, opomnike, stranke in vsakodnevno administracijo.